Wykorzystanie standardu AA1000SES w sesjach dialogowych

Standard AA1000SES (ang. Stakeholder Engagement Standard) to międzynarodowy standard opracowany w celu wspierania organizacji w efektywnym, odpowiedzialnymi transparentnym angażowaniu interesariuszy. Został stworzony w odpowiedzi na rosnącą potrzebę angażowania interesariuszy we wszystkie istotne tematy społeczne, środowiskowe czy gospodarcze.

Może być on stosowany podczas organizacji i przeprowadzania sesji dialogowych, które umożliwiają bezpośrednią interakcję z kluczowymi interesariuszami i budowanie długofalowej relacji.

Aby zapewnić skuteczność sesji dialogowej, organizacja powinna być odpowiednio przygotowana. Oznacza to zaangażowanie najwyższego kierownictwa, które odpowiada za proces oraz opracowanie planu komunikacji z interesariuszami. Należy również zidentyfikować kluczowych interesariuszy, a także określić ich potrzeby i oczekiwania związane ze współpracą z organizacją. Przed rozpoczęciem dialogu warto wyznaczyć cele, które mają zostać osiągnięte oraz wybrać odpowiednie metody angażowania interesariuszy.

Zasady AA1000SES w sesjach dialogowych

Standard AA1000SES kładzie nacisk na trzy podstawowe zasady: inkluzji, istotności i responsywności.

• Inkluzja – zapewnia, że wszystkie istotne grupy interesariuszy mają możliwość uczestniczenia w procesie dialogu i wyrażania swoich opinii. w kontekście zrównoważonego rozwoju. Istotne jest, aby uwzględnić możliwie szerokie spektrum interesariuszy o zróżnicowanych punktach widzenia na kwestie społeczne, środowiskowe czy ekonomiczne.
• Istotność – polega na identyfikowaniu i angażowaniu tych interesariuszy, którzy mają największy wpływ na cele lub działania organizacji. W odniesieniu do zrównoważonego rozwoju, kluczowe jest skupienie się na tych grupach, których opinie, oczekiwania i potrzeby są najważniejsze dla realizacji strategii organizacji.
• Responsywność – odnosi się do zdolności organizacji do reagowania na potrzeby i oczekiwania interesariuszy w sposób odpowiedni i terminowy. Oznacza to, że organizacja powinna nie tylko słuchać swoich interesariuszy, ale także aktywnie reagować na ich obawy i zmieniające się warunki (np. rynkowe) w celu budowania trwałych i pozytywnych relacji.

Określenie celu i zakresu sesji dialogowych

Sesja dialogowa powinna mieć jasno określony cel, wynikający z potrzeb organizacji oraz oczekiwań interesariuszy może to obejmować np.:

• uzyskanie opinii interesariuszy na temat polityki zrównoważonego rozwoju;
• omówienie działań związanych z dekarbonizacją;
• zapewnienie lepszej komunikacji.

Sesja powinna obejmując zarówno aspekty operacyjne, jak i długoterminowe cele związane z obecną i przyszłą strategią.

Identyfikacja i mapowanie interesariuszy

Zgodnie z zasadą inkluzji, kluczowym krokiem przed sesją dialogową jest stworzenie mapy interesariuszy. Zidentyfikowanie wszystkich grup, które mają istotny wpływ na organizację lub są nią dotknięte, wspomaga planowanie odpowiednich działań. Warto wyróżnić interesariuszy o różnym stopniu wpływu i zaangażowania – np. pracownicy, dostawcy, lokalne społeczności, organizacje pozarządowe, klienci, regulatorzy.

Po stworzeniu mapy interesariuszy można zaimplementować różne stopnie zaangażowania, odpowiednie do ich roli oraz wpływu.

• Niski poziom zaangażowania – na tym etapie organizacja prowadzi ograniczoną, jednostronną komunikację monitorując sytuację lub reakcję interesariuszy. Monitorowanie może obejmować śledzenie mediów, internetu czy raportów od innych interesariuszy. Brak działania oznacza, że organizacja nie inicjuje kontaktu z interesariuszami, ograniczając się do pasywnego odbioru informacji.
• Średni poziom zaangażowania – na tym etapie organizacja angażuje się w ograniczoną dwustronną komunikację, w której zbiera opinie interesariuszy i dostosowuje swoje działania na podstawie ich reakcji. Organizacja może przeprowadzać konsultacje (np. badania ankietowe) lub negocjować konkretną kwestię, dążąc do osiągnięcia porozumienia w określonych obszarach. Kontakt jest regularny, ale nie obejmuje pełnej współpracy.
• Wysoki poziom zaangażowanie – na tym etapie organizacja stosuje zróżnicowana komunikację do angażowania interesariuszy. Przebiega ona na zasadzie wzajemnej wymiany informacji, w której obie strony wspólnie opracowują strategię i podejmują decyzje, co umożliwia pełne uwzględnienie ich oczekiwań oraz pomysłów w działaniu organizacji. Komunikacja jest dostosowana do grup interesariuszy, co wspiera długoterminowe, efektywne relacje.

Sesja dialogowa

Sesja dialogowa może być zaplanowana w różnej formie, jednak jej najważniejszą cechą powinna być elastyczność. Należy dostosować metodę do specyfiki grupy interesariuszy, jej poziomu zaangażowania oraz aktualnych tematów, które będą przedmiotem dyskusji. Warto również pozostawić przestrzeń na spontaniczną wymianę opinii, która może przynieść nieoczekiwane, ale wartościowe informacje. Może się odbyć poprzez:

• warsztaty i spotkania grupowe, które są głównym narzędziem wymiany doświadczeń, omawiania wyzwań i wspólnego poszukiwania rozwiązań w kluczowych obszarach współpracy;
• platformy online, które są szczególnie przydatne dla interesariuszy z różnych lokalizacji lub w przypadku działań prowadzonych na dużą skalę, zapewniają łatwy i wygodny dostęp do dialogu;
• ankiety i badania opinii, które pełnią rolę wstępną lub uzupełniającą w procesie dialogowym, umożliwiając zebranie szerokiego wachlarza opinii i przygotowanie gruntu pod głębsze dyskusje.

Po przeprowadzeniu sesji dialogowej kluczowym krokiem jest ocena jej skuteczności. Monitorowanie obejmuje zarówno śledzenie postępów w realizacji ustaleń wynikających z dialogu, jak i analizę osiągniętych rezultatów oraz skuteczności zastosowanych metod angażowania interesariuszy. Taki feedback jest niezbędny do identyfikowania słabych punktów procesu dialogowego i jego udoskonalenia w przyszłości. Cykl doskonalenia, który można zastosować w tym kontekście, opiera się na czterech etapach:

• planowaniu – wyznaczeniu celu i przygotowaniu sesji;
• przygotowaniu – opracowaniu strategii zaangażowania;
• wdrożeniu – realizacji sesji i działań;
• ocenie i doskonaleniu – analiza wyników, identyfikowanie obszarów do poprawy i dostosowanie działań na przyszłość.

Na podstawie informacji zebranych podczas sesji dialogowej oraz podczas działań uzupełniających (np. ankiet) można stworzyć matryce istotności, która pomaga zidentyfikować kluczowe obszary i priorytety w zakresie działań organizacji. Taki proces angażowania interesariuszy umożliwia lepsze zrozumienie ich oczekiwań oraz wpływu działań organizacji, co z kolei wspiera podejmowanie bardziej odpowiedzialnych decyzji strategicznych.

W typowej matrycy istotności uwzględnia się 2 główne osie.

• Istotność dla organizacji – określa, jak duży wpływ dana kwestia ma na cele organizacji, jej strategie i operacje. Może to dotyczyć m. in. regulacji, zmian rynkowych, technologicznych czy finansowych.
• Istotność dla interesariuszy – określa, jak ważne jest dane zagadnienie z perspektywy interesariuszy w tym ze względu na ich potrzeby, oczekiwania oraz potencjalne konsekwencje. Mogą to być kwestie związane z jakością produktów, bezpieczeństwem, wynagrodzeniami czy transparentnością.

Na podstawie matrycy istotności organizacja powinna identyfikować, które kwestie mają kluczowe znaczenie dla jej strategii oraz dla długoterminowego sukcesu. Tematy znajdujące się w prawym górnym rogu matrycy, gdzie zarówno wpływ na organizację, jak i istotność dla interesariuszy są wysokie, powinny być traktowane priorytetowo i włączone do strategii operacyjnej.

Zastosowanie standardu AA1000SES w sesjach dialogowych pozwala organizacjom na budowanie trwałych, opartych na zaufaniu relacji z interesariuszami. Dzięki przestrzeganiu zasad inkluzji, istotności i responsywności, organizacje mogą skutecznie reagować na zmieniające się potrzeby i oczekiwania interesariuszy, a także podejmować odpowiedzialne decyzje, które przyniosą korzyści zarówno im, jak i społeczeństwu.